Eksamenstrening ORG3402 - Organisasjonsstruktur og organisasjonsdesign

• Organisasjonsstruktur er en konkurransefaktor.
• I en periode forsøkte man å si at de som jobbet "i kassa" osv var de viktigste i bedriftene. 70-tallet.
• Kritisk kompetanse - kompetanse som bedriften absolutt ikke kan være uten. 7 av 240 i en konkret bedrift. First in er typisk first out, seniorer beholdes.
• Formelle organisasjonsstrukturer, plassering og fordeling av formell makt:
  • Funksjonsdeling:
    • Direktør
      • Logistikk og produksjon
      • Markedsføring
      • HR
      • Salg og økonomi
  • Produkter, kundegrupper og markeder:
    • Direktør
      • Privatkunder
        • Relaterte produkter og tjenester
      • Bedriftskunder
        • Relaterte produkter og tjenester
    • Geografi
      • Direktør
        • Europa
          • Relaterte produkter og tjenester
        • Nord-amerika
          • Relaterte produkter og tjenester
        • Asia
          • Relaterte produkter og tjenester
      • Fokus på kulturell forståelse

Mintzbergmodellen:

• Mintzbergs generelle organisasjonsmodell
  • Mintzbergs typologier:
    • Entreprenørstruktur
      • Enkel struktur,
      • lite formalitet,
      • lite kompleksitet,
      • høy sentralisering
      • Lite administrasjon, stort fokus på produktutvikling.
      • Funker opp til rundt 30-40 ansatte. Deretter selges ofte organisasjonen til noen som vil forandre organisasjonsstrukturen for bedre skalering.
    • Maskinbyråkratiet
      • Mye formalisering
      • Mye sentralisering
      • Mye teknostruktur
      • mye støttestruktur
    • Det profesjonelle byråkratiet
      • mye spesialisering
      • mye autonomi
      • desentralisert beslutningsstruktur
      • ledelsen bør ha fagkompetanse for å kunne diskutere med spesialiserte medarbeidere
    • Den innovative organisasjon, ad hoc-kratiet
      
      • Flat struktur
      • Stort innslag av spesialiserte profesjonelle
      • Jobber fleksibelt, teambasert og i prosjekter
  • Modell:
    • Operativ kjerne
      • De som jobber nederst. Grunt force.
    • Mellomledelse
      • De som fjernes hvis organisasjonen går fra høy til flat organisasjon
      • Flest i wide span of control
    • Teknostruktur
    • Støttestruktur
      • Feks Renhold, regnskap, kundesupport
      • Outsources ofte
    • Toppledelse
      • Der alt handlingsrommet og myndigheten er
    • Divisjonalisert
      • Flere delvis selvstndige resultatneheter, som kan ha en egen struktur innad.
      • Gjelder feks i porteføljestrategi.

Matriseorganisasjon, matrisestruktur:

• 2 ledere per medarbeider.
• Hver arbeider har sin egen kontorsjef + en direktør for hvert område.
• Gir koordinering for å imøtekomme flere kundekrav
• Medarbeidere får dobbelt autoritet, og kan være forvirrede og frustrerte
• Fleksible fordelinger av menneskelige ressurser på tvers av produkter
• Medarbeidere må ha mye opplæring og gode mellommenneskelige ferdigheter
• Godt tilpasser til middels store organisasjoner med mange produkter
• Strukturer virker ikke hvis medarbeidere legger opp til hierkaiske maktlinjer

Metaorganisasjonsfomer:

• Prosjektdesign
  • Midlertidige, tidsbegrensede organisasjoner, feks uformelle èngangsevents
• Teambasert design
  • Flatere hierarki
• Nettverksbasert design
  • Hub med outsourcing
  • "Joinventure"
• organisasjoner uten grenser
  • T-formen
  • Kontrollspenn
  • Selvstyrte team
• virtuelle organisasjoner
  • Trekker inn ressurser etter behov
  • basert på frilansere som hyres for engasjementer når det trengs, fremfor fast ansatte.
  • Beholder kjernekompetansen som utgjør selve organisasjonen.
  • Feks konsulentvirksomhet

Hva er organisasjonsstruktur?

Det er de formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan menneskene skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å oppnå organisasjonens mål.
Kan se på det som anatomi.

Nevn de 4 grunnleggende organisasjonsstrukturene

Grad av formalisering, arbeidsdeling, autoritetshierarki og sentralisering

Måten en organisasjon er utformet og bygd opp.

For å skille mellom org. Struktur og org. Design, kan en sammenligne det med anatomi og fysiologi. Anatomi handler om hvordan organismer er bygd opp, mens fysiologi om hvordan organismer fungerer.I anatomien stiller en seg spørsmål om hvordan menneskekroppen er satt sammen, og svarer med å peke på organer som hjerte og hjerne osv. I fysiologien er spørsmålet hvordan organene fungerer hver for seg og sammen for å møte kroppens behov. Organisasjonsstruktur og ? design er likedan; org. Struktur kan sammenlignes med anatomien, og org. Design med fysiologien.

Organisasjonsstruktur viser rammeverket til en org; hvordan org. Er bygd opp ved hjelp av forskjellige avdelinger. I boken er organisasjonsstruktur definert som de «formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan menneskene skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å oppnå organisasjonens mål».

Dimensjonene ved en org. Faller i to kategorier som kalles strukturelle- og kontekstuelle dimensjoner. De strukturelle dimensjonene beskriver organisasjonens inder egenskaper (organene) mens kontekstdimensjonene omhandler den mer helhetlige sammenhengen for den aktuelle organisasjonen.

Grunnleggende strukturdimensjoner

• Formalisering: i hvilken utstrekning det brukes regler
• Arbeidsdeling: hvordan oppgavene er fordelt på ulike stillinger
• Autoritetshierarki: samordningen av stillingene i organisasjonen
  • Kontrollspenn: det antall medarbeidere som hver leder har ansvar for
• Sentralisering: i hvor stor grad beslutningsmyndighet ligger hos ledelsen eller ute i organisasjonen.
•  

Viktige kontekstdimensjoner:

• Størrelse
• Teknologi
• Eksternt miljø
• Strategi og mål
• Organisasjonskultur

Funksjonsbasert struktur er inndelinger der likeartede oppgaver er samlet i enheter, f.eks salgsavdeling, innkjøpsavdeling osv. All teknisk kompetanse er samlet i en enhet i bedriften.

Markedsbasert struktur er inndeling organisert etter geografisk struktur på kundene. Bedriften kan dele oppgavene sine etter produkter, prosjekter, service og lignende. Strukturen er mer fleksibel enn den funksjonsbaserte, og tilpasser seg omgivelsene om etterspørsel og konkurranse på en bedre måte.

Det finnes fortsatt mange sport etter de hierarkiske oppbygde organisasjonene i dagens strukturer, og dette ofte fordi det ser ut til være den mest effektive måten å strukturer enkelt org. På en annen side ser vi behovet for nye typer design og strukturer i vår moderne tid. Blant annet må man ta hensyn til globalisering, etiske hensyn, e-handling osv.

Organisasjons struktur

Organisasjonsstruktur defineres som ”de formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan menneskene skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å oppnå organisasjonens mål”. I praksis går dette ut på hvordan organisasjoner er bygd opp. Dette er et slags skjelett som gjerne fremstilles gjennom et organisasjonskart.

Samspillet mellom struktur og miljø

 Samspillet handler om hvordan man skal sette sammen de strukturelle grunndimensjonene til det best egnede designet. Et annet sentralt spørsmål er hvordan man utformer organisasjonen for å best kunne tilpasse seg eksterne miljøforhold.

Richard Draft mente at organisasjonens dimensjoner uformes av strukturelle og kontekstuelle dimensjoner. Målsetting styrer vår måte dette utformes på, samt de strukturelle grunndimensjonene som står til rådighet og organisasjonens kontekst.

Strukturdimensjoner

Det finnes fire viktige strukturdimensjoner:

• Formalisering – I hvilken utstrekning det brukes regler
• Arbeidsdeling – Hvordan oppgaver er fordelt på ulike stillinger
• Autoritetshierarki – Samordningen av stillingene i organisasjonen
• Sentralisering – I hvor stor grad beslutningsmyndigheter ligger hos ledelsen eller ute i organisasjonen

Når man bestemmer grad av de ulike strukturdimensjonene, tar man hensyn til konteksten organisasjonen befinner seg i. Noen av de viktigste kontekstdimensjonene er:

• Størrelse
• Teknologi
• Eksternt miljø
• Strategi og mål
• Organisasjonskultur

Nyere teorier og modeller – Moderne arbeidsliv

De klassiske modellene og den humanistiske tilnærmingen har sine svar på hvordan en organisasjon kan drives mest mulig effektivt. De har vært en del av arbeidslivet lenge, og vil ikke forsvinne. Richard Florida heder at den nye kapitaldriveren kreativitet vil lede til nye organisasjonsformer.

I moderne tid skiller organisasjonsformene seg ut ved at de har mer fokus på fordeling av oppgaver på individ og gruppenivå. Vi kan si at gruppering av arbeidsoppgaver dels inn i funksjonsbasert struktur eller markedsbasert struktur.

Funksjonsbasert struktur – Inndeling hvor likeartede oppgaver er samlet i enheter. All teknisk kompetanse er konsentrert som en egen funksjonsenhet i en egen struktur i organisasjonen

Markedsbasert struktur – Inndeling organisert etter geografisk struktur på kundene. Her samles oppgavene som er forbundet med et produkt eller en tjeneste, i samme organisatoriske enhet.

Matrise struktur – Sammenkobling av funksjons og markedsbasert struktur. Matrise benyttes fordi organisasjonsutformingen består av to dimensjoner. Dette innebærer at organisasjonen utvikler doble autoritetslinjer og kombinerer og kobler sammen funksjons og markedsbasert inndeling. Man trekker inn fordelene ved begge inndelingsområdene.

Det har vært en tendens til å forlate store vertikale organisasjonsstrukturer til flatere hierarki med fokus på team og selvledelse. Her er  organisasjonsformen mer tilpasset og fleksible i forhold til moderne arbeidsliv. Noen av de nye organisasjonsformene er beskrevet under.

Organisasjonsstruktur: Organisasjonens grunnleggende bestanddeler slik de fremgår av et organisasjonskart, hierarkisk/flat struktur etc. De formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan menneskene skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å oppnå organisasjonens mål. Eksempelvis en historisk utvikling fra U-form, til M-form og nå til en mer flat nettverksstruktur.

Hva er organisasjonsdesign?'

Fysiologi (altså hvordan organisasjonen fungerer)

Nevn de 5 vanlige formene for organisasjonsdesign

Enkel struktur, Maskinbyråkratiet, Det Profesjonelle Byråkratiet, Divisjonalisert Organisasjonsform, Adhocratisk Organisajonsstruktur

Utdyp om Enkel struktur, og hva ligger det under?

Handler om at topplederen/ledelsen har mye makt, og få eller ingen mellomledelses- eller støttefunksjoner. Organisasjonsdesign

Utdyp om Maskinbyråkratiet, og hva ligger det under?

Veldig hierarkisk, streng arbeidsdeling og mye formelle regler (offentlige). Organisasjonsdesign

Utdyp om Det Profesjonelle Byråkratiet, og hva ligger det under?

Har arbeidere med høy kompetanse som styrer for det meste seg selv. Finnes i f.eks helsesektoren eller kreative bedrifter.

Utdyp om Divisjonalisert Organisasjonsform, og hva ligger det under?

Ulike avdelinger styres som uavhengige systemer. Kalles også for et konsern. Ulempen er at man kan bli veldig fokusert på sin egen lille avdeling. Organisasjonsdesign

Utdyp om Adhocratisk Organisasjonsstruktur, og hva ligger det under?

Struktur som kan endre seg hurtig, og ekspertene driver organisasjonen. Også kalt innovativ struktur.
Lite hierarkisk, flat struktur. Organisasjonsdesign

Nevn 3 moderne organisasjonsformer

Funksjonsbasert struktur, Markedsbasert struktur og Matrisestruktur.

Utdyp om funksjonsbasert struktur

Likeartede oppgaver er samler i enheter (salgsavdeling osv), bra på dybdekunnskap, gode på ett eller få produkter.
Dårlige i samordning mellom avdelinger, mindre innovativ

Utdyp om Markedsbasert Struktur

Kan deles inn i geografisk struktur, kjennetegn ved kunder e.l.
Styrker er at den tilpasser endringer i ustabile miljøer, bedrer kundetilfredshet (pga tydelig produktansvar).
Svakheter er dårligere samordning på tvers av produktlinjene, vanskelig å integrere og standardisere produktene

Utdyp om matrisestruktur

Er en sammenkobling av funksjonsbasert og markedsbasert struktur.
Fordelen er fleksibel fordeling av menneskelige ressurser på tvers av produkter, bra for organisasjoner med mange produkter.
Svakheter er at man har 2 sjefer, mye opplæring

• Organisasjonsdesign:
  • Påvirkningsfaktorer:
    • Inesteroer
    • Økonomiske krefter
    • Styresmakter
    • Internasjonale insitutasjoner
    • Arbedstakere
    • Underleverandører
    • Distributører
    • Teknologi
    • Kunder
    • Konkurrenter
  • Arbeidsspesialisering, jobbspesialisering
    • At organisasjonen deles i separate jobber.
    • Hver person/enhet jobber raskere.
  • Span of control
    • Smal=høy struktur
      • Mye byråkrati for å få gjort noenting.
      • Lettere å bygge bedriftskjennskap.
    • Vid=flat struktur
      • Mange medarbeidere per leder. "Alle vet hvem sjefen er, ingen har sett sjefen"
      • Vanskelig for leder å ha god kontakt med alle medarbeidere.
      • Tåler bedre svingninger i markedet, siden man bruker mindre penger på mellomledere.
  • Unity of command
    • Samtlige ansatte i en operasjon rapporterer til 1 sjef.
    • Motsetning til Taylors idè om at hver ansatt gjerne kan ha 6-7 ledere.
  • Authority, myndighet:
    • Delegering av myndighet.
    • At medarbeidere bør ha myndighet til å løse de situasjoner de kommer i.
  • Ansvar:
    • Moralt, juridisk, mentalt ansvar.
    • Ansvar kan ikke delegeres. Derfor får ledere ekstra lønn.
  • Departmentalization
    • Design av organisasjonsenheter.
  • Et vanlig design med innebygde svakheter
    • Marketing manager, markedsdirektør
      • Product manager, Nesquick
      • Product manager, Maggi
      • Product manager, Infant food
      • Product manager, chocolate
      • Sales manager
        • sales rep
        • Sales rep
      • Ulempe: Produktsjefene krangler om å bli godvenner med salgssjefen. Hver produktsjef har kontakt med sine reklamebyråer.
      • Fordel: Billigere å ha 1 salgssjef.
• Å kjøpe opp andre bedrifter og vokse, gjør at man får større makt i lobbying, lettere å påvirke politikere og lover.
• Porteføljestrategi:
  • Kjøpe opp bedrifter som er sesongavhengige og er i "lavkonjunktur".
  • Sikre at man har en portefølje som gir jevn avkastning, for å unngå sterke sesongsvingninger.
• Viktig å være lite konfliktsøkende for å kunne gå frem og tilbake mellom sjefsroller. Noen terger andre for mye, og får masse bråk når de trapper ned.

Organisasjonsdesign er definert som «utviklingen av funksjonelle systemer med sikte på fordeling og gruppering av arbeidsoppgaver, hierarkisk organisering av autoritet og bruk av administrative ordninger for styring, koordinering og kontroll». Design er både et produkt og en prosess.

Vanlige former for org. Design

Henry Mitzeberg har utviklet en klassisk rammemodell for organisasjonsutforming. Han utarbeidet fem idealtyper av organisasjonsformer.

1. Enkel struktur: toppledelse og en operativ ledelse
2. Maskinbyråkrati: sterk hierarkisk struktur og streng arbeidsdeling
3. Det profesjonelle byråkrati: medarbeidere med høy kompetanse som styrer seg selv
4. Divisjonalisert organisasjonsform: arbeidsorganisering der ulike avdelinger styres som uavhengige systemer.
5. Adhocratisk organisasjonsstruktur: struktur som kan endre seg hurtig, og der ekspertene driver organisasjonen.

Defineres som ”utviklingen av funksjonelle systemer med sikte på fordeling og gruppering av arbeidsoppgaver, hierarkisk organisering av autoritet og bruk av administrative ordninger for styring, koordinering og kontroll”.

Designet bestemmer hvordan organisasjonen skal fungere. Det er organisasjonens fyisologi, hvordan de ulike organene fungerer hver for seg og sammen. Formålet er å få de ulike delene av organisasjonen til å fungere best mulig sammen. Dette gjennomføres ved å systematisere hvem som gjennomfører de ulike oppgavene.

Prosjektbasert design

Prosjektbasert inndeling, organisering rundt team og prosjektgrupper, er en mye benyttet metode til tidsavgrensede utviklingsoppgaver som krever tverrfaglig kompetanse. Prosjektstrukturen blir satt i verk når ledelsen bestemmer seg for å fokusere på spesifikke prosjektmål som er tidsbegrenset og krever kompetanse og ressurser for å nå målet. Et prosjekt innenfor en organisasjon, man lager en gruppe innenfor organisasjonen som forholder seg til et prosjekt.

Teambasert design

Teamorganisering og teamarbeid øker i popularitet, mange moderne organisasjoner er i dag basert på teamstrukturer der selvstyrte team arbeider i horisontale organiserte organisasjoner.

Nettverksbasert design

En nettverksorganisering utveksler ressurser via et sentralt knutepunkt, som omgir seg med et nettverk der man tjeneste utsetter ikke-kjerne kompetanseoppgaver til andre. Eksempel på dette er små bedrifter som arbeider sammen, knytter et nettverk, for å levere en tjeneste og skaffe seg store oppdrag.

Virtuell organisasjon

Virtuelle organisasjoner bruker moderne teknologi til å kommunisere og samarbeide. Bedriften er organisert slik at man kan være hvor som helst, eksempel på dette er en nettbutikk.