1. Definer begrepet organisasjon. Redegjør for de mest kjente klassiske modeller / teorier for organisasjonsstruktur / organisasjonsdesign i pensum. Redegjør deretter for nyere modeller/teorier for organisasjonsstruktur / organisasjonsdesign. Drøft så sammenhengen mellom modeller/teorier for organisasjonsstruktur/design og hvordan disse påvirker organisasjonsatferd. Gi eksempler.

Pensum: KK kap. 2

1. Definer begrepet organisasjon

Organisasjon er et sosialt system der en gruppe mennesker jobber sammen for å nå et bestemt mål.

Jacobsen og Thorsvik definerer organisasjon i sin populære bok om organisasjoner som et «sosialt system som er bevisst konstruert for å løse spesielle oppgaver og realisere bestemte mål»

Organisasjonsteoretikere har forskjellige definisjoner på hva en organisasjon er, men de fleste henviser til komplekse systemer hvor mennesker jobber sammen for å nå et felles mål.

I dagens samfunn er vi avhengige av en form for struktur for å opprettholde et mest mulig effektivt og produktivt marked. Uansett hvor man snur og vender seg vil man oppleve organisasjoner på nært hold. Vi har offentlige-, private og frivillige organisasjoner, som vi alle er i kontakt med daglig. Eksempler på organisasjoner vil blant annet være barnehager, skoler, NAV, idrettslag, Redd Barna osv. Dette er alle organisasjoner som er avhengige av struktur, organisering og av ytre omgivelser. Med ytre omgivelser mener enn at organisasjoner er konstruert som åpne systemer hvor man er avhengig av inn- og utleveringer av varer og tjenester (f.eks. råvarer).

Det finnes mange metaforer som beskriver organisasjoner og kan gi oss et bilde av hvordan organisasjoner har utviklet seg gjennom historien. Først har vi maskinmetaforen som er den eldste av metaforene, og denne oppstod i forbindelse med byråkratier og hadde sitt utspring på 1800-tallet. Tanken var at organisasjoner og maskiner skulle utformer og håndteres likt. Det skulle være en synlig struktur, eller design, og metaforen kjennetegnes ved at det var en tydelig horisontal arbeidsfordeling.

Videre har vi organismemetaforen som er den metaforen vi er mest kjent med i dag.Her ser vi på organisasjonen som en dynamisk og tilpasningsdyktig organisme, som klarer å tilpasset seg et samfunn, selv i turbulente tider. Organisasjoner er som tidligere nevnt åpne systemer som betyr at organisasjoner er avhengige av å samhandle med ytre omgivelser, som kunder, politiske systemer og lignende. Klarer ikke organisasjonene å følge opp med de ytre omgivelsers endringer, kan det risikere i at organisasjonene må legges ned.

Hjernemetaforen blir brukt til å sammenligne organisasjoner med den menneskelige hjernen. Hvor vi i menneskehjernen har nevrale nettverk med forbindelseslinjer, og et system som er i stand til å betjene rasjonell tenkning, fleksibilitet, kreativitet, læring, endring og selvkritikk. I overført betydning på organisasjonsnivå vil dette si at organisasjoner har maktrelasjoner, sosiale nettverk, politiske arenaer med ulike former for innflytelse og dynamikk. Dette er en metafor som blir brukt om «lærende organisasjoner».

Kulturmetaforen går ut på å betrakte organisasjoner som kulturer. Dvs. at organisasjonene er forankret i verdier, holdninger, prinsipper og særegne måter å tolke omgivelsene på. Lederen i slike organisasjoner har en rolle som tradisjonsbærer og historieforteller.

Collagemetaforen er en mer sjeldent variant av organisasjoner og er sammensatt av aktuelle teorier, nye kunnskaper og erfaringer.

Politikkmetaforen er en metafor underlagt hjernemetaforen. Metaforen viser er bilde av en institusjon preget av makt, autoritet, ansvar, orden, kontroll og påvirkning.

1. Redegjør for de mest kjente klassiske modeller / teorier for organisasjonsstruktur / organisasjonsdesign i pensum

Organisasjonsstruktur og ?design

Måten en organisasjon er utformet og bygd opp.

For å skille mellom org. Struktur og org. Design, kan en sammenligne det med anatomi og fysiologi. Anatomi handler om hvordan organismer er bygd opp, mens fysiologi om hvordan organismer fungerer.I anatomien stiller en seg spørsmål om hvordan menneskekroppen er satt sammen, og svarer med å peke på organer som hjerte og hjerne osv. I fysiologien er spørsmålet hvordan organene fungerer hver for seg og sammen for å møte kroppens behov. Organisasjonsstruktur og ? design er likedan; org. Struktur kan sammenlignes med anatomien, og org. Design med fysiologien.

Organisasjonsstruktur viser rammeverket til en org; hvordan org. Er bygd opp ved hjelp av forskjellige avdelinger. I boken er organisasjonsstruktur definert som de «formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan menneskene skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å oppnå organisasjonens mål».

Organisasjonsdesign er definert som «utviklingen av funksjonelle systemer med sikte på fordeling og gruppering av arbeidsoppgaver, hierarkisk organisering av autoritet og bruk av administrative ordninger for styring, koordinering og kontroll». Design er både et produkt og en prosess.

Dimensjonene ved en org. Faller i to kategorier som kalles strukturelle- og kontekstuelle dimensjoner. De strukturelle dimensjonene beskriver organisasjonens inder egenskaper (organene) mens kontekstdimensjonene omhandler den mer helhetlige sammenhengen for den aktuelle organisasjonen.

Grunnleggende strukturdimensjoner

• Formalisering: i hvilken utstrekning det brukes regler
• Arbeidsdeling: hvordan oppgavene er fordelt på ulike stillinger
• Autoritetshierarki: samordningen av stillingene i organisasjonen
  • Kontrollspenn: det antall medarbeidere som hver leder har ansvar for
• Sentralisering: i hvor stor grad beslutningsmyndighet ligger hos ledelsen eller ute i organisasjonen.
•  

Viktige kontekstdimensjoner:

• Størrelse
• Teknologi
• Eksternt miljø
• Strategi og mål
• Organisasjonskultur

Klassiske organisasjonsteorier

Tre teorier er spesielt sentrale blant de klassiske org. Teoriene. De tre teoriene er Taylors vitenskapelige styringsmodell (1911), Webers idealbyråkrati (1922) og Fayols administrative styringsbegrep (1016). I klassisk org. Teori ble arbeidere betraktet som en del av maskinene og funksjonene til en arbeider var definert i form av posisjoner og arbeidsroller. Arbeiderne skulle være lett å bytte og man ble ofte anonymisert.

Frederick Taylor (1856-1915) Effektivitet betyr alt

Taylor lette etter den mest effektive måten å gjøre jobben på. Han ønsket å forenkle arbeidet og spesialisere arbeidere. Han utviklet et system kalt vitenskapelig styring (scientific management) som var rettet mot å øke effektiviteten og produktiviteten i organisasjoner. Han benyttet seg av tidsstudier hvor han målte hvor lang tid det tok å gjøre jobben under forskjellige betingelser for å finne den mest effektive måten å utføre arbeidet på.

I Tayolrismen var det særlig to prinsipper som var fremtredende. Det ene prinsippet var knyttet til problemløsning på besto i rasjonelle forenklinger av arbeidet, blant annet i form av spesialisering. Det andre prinsippet var knyttet mot motivasjon, og belønningssystemer for effektivt arbeid.

Han mente at man måtte finne den mest mulig effektive måten å utføre arbeidet på og standardisere den. Han ønsket å øke produktiviteten gjennom å motivere arbeidere. Taylors modell har hatt stor innflytelser på hvordan man den dag i dag styrer arbeidsprosesser for å oppnå best mulig effektivitet og produktivitet.

Kritikk rettet mot Taylors modell gikk ofte ut på at arbeidsmetoden var lite human og til tider ekstremt krevende, dette er endret på ved utførelse av Taylors modell i dag.

Eksmpler: sweatshop i Kambodsja, barnearbeid, umenneskelig

Max Weber (1864-1920) Byråkratimodellen

Weber utviklet et rammeverk for administrativ ledelse med tanke på å gjøre disse store virksomhetene rasjonelle og effektive. Han kom med et viktig bidrag til teoriutviklingen om byråkratiet som en organisasjonsform basert på regler og autoritetsformalisering men en streng hierarkisk oppbygning. Konsekvensen av å innskrenke den personlige friheten for individer i byråkrati, mente Weber at var nødvendig for å skape et mest mulig effektivt organisasjonssystem.

Weber var opptatt av at hver enkelt medarbeider skal vite hva han skal gjøre og hvordan jobben skal utføres. Dette fører til forutsigbarhet og trygghet. Webers modell var et klart autoritetshierarki med enveis kommunikasjon. Modellen var basert på upersonlige regler, og ansettelser skulle skje på bakgrunn av kompetanse og talent, ikke personlighet.

Kritikk rettet mot Webers modell gikk blant annet ut på at byråkratitankegangen passet dårlig inn i raskt skiftende omgivelser. Effektivitet er forbeholdt stabile forhold og lengre tid.

Henri Fayol (1841-1925) Administrasjonens far

Fayol var ingeniør og toppsjef i et fransk gruveselskap. Fayol forsøkte å utvikle prinsipper kan kalte for lederfunksjoner, hvor han antok at universelle lederfunksjoner er planlegging, organisering, koordinering og kontroll. Prinsippene ligner på det vi kallet et ideelt byråkrati. Fayol ville gi en helhetlig modell for design av organisasjoner. Dette innebar blant annet arbeidsdeling, rett til autoritet over andre, sentralisering samt kun én autoritetslinje fra topp til bunn. «Enhver underordnet mottar ordre kun fra én leder». Tankegangen til Fayol har møtt mye kritikk, blant annet for å være upersonlig og tar lite hensyn til legitim realisering av menneskers behov.  

POKK:

Planlegning

Organisering

Koordinering

Kontroll

1. Redegjør deretter for nyere modeller/teorier for organisasjonsstruktur / organisasjonsdesign.

Humanistiske teorier (nyklassiske organisasjonsteorier)

Elton Mayo (1880-1949) var en professor ved Harvard universitet og ledet en omfattende serie av studier ved Hawthorne-avdelingen til Western Electric Company i Chicago. Studien omfattet tilslutt om lag 20.000 deltakere. Studien la lite vekt på den menneskelige og sosiale sidene ved jobbens oppbygning og utforming. Mayos studier baserte seg på Taylorismen om å gjennomføre arbeidet på en mest mulig effektiv måte gjennom å undersøke ulike sider ved de fysiske arbeidsforholdene. Studiene tok sikte på å undersøke hvordan lys, temperatur, luftfuktighet, hvilepauser, søvnlengde og kosthold påvirket produktiviteten blant arbeiderne og hvorfor noen var med produktive enn andre.

Resultatene etter mye testing var ytterst forvirrende, da nærmest alle endringene førte til økt produktivitet. Hawthorne-forskerne kom frem til at det var rent psykologisk og at det var de sosiale relasjonene som ga grunnlag for økt motivasjon og deretter økt produktivitet. Relasjonen mellom leder og medarbeider var spesielt viktig, da et godt samarbeid mot et spesifikt mål ble oppfattet som godt teamarbeid. Annerkjennelse og positive tilbakemeldinger viste seg å være essensielt for økt produktivitet, samt at medarbeiderne hadde større kontroll over sin arbeidssituasjon (mer ansvar).

1. Drøft så sammenhengen mellom modeller/teorier for organisasjonsstruktur/design og hvordan disse påvirker organisasjonsatferd. Gi eksempler.

I klassiske organisasjonsteorier/modeller var fokuset på at enkeltindivider var en del av en maskin eller en arbeidsenhet. I de nyere modellene skiftet fokuset til sosialpsykologiske prosesser i arbeidet med organisasjons- og lederutvikling. Nyere studere viste at et godt samarbeid mellom ledere og medarbeider hadde positiv effekt på produktiviteten, dette sto i kontraster til tidligere teorier hvor kommunikasjonen mellom medarbeider og leder var enveis. Behovet for sosiale relasjoner, annerkjennelse og personlig utvikling ble mer sentralt og var viktige poster på den humanistiskpsykologiske forskningsprogrammet. Ny klassiske organisasjonsteorier bidro sterkt til nye måter å betrakte organisasjonsstruktur- og design på. Autoriteten blant lederne ble svekket og medarbeiderne fikk muligheten til å utvikle seg selv som mennesker på arbeidsplassen.

På 1900-tallet ble to teorier om menneskers natur utviklet av Douglas McGregor. Teoriene ble kalt teori X og Y. Teori X ser på de ansatte som en gruppe som må styres hardt, som ikke tar egne initiativ og har mangel på ansvar. Teorien har en negativ undertone, og arbeiderne har små ambisjoner og lite arbeidslyst. Teori Y var en motsetning av teori X, hvor menneskene nå likte å arbeide. De hadde ambisjoner, var i stand til å ta ansvar og styre seg selv.

Kontingensteorier

Baserer seg på at omstendighetene omkring organisasjonen avgjør hvordan den bør utformes. Moderne kontingensteorier derimot tar sikte på at det ikke finnes et svar på hvordan man best bør utforme en org. Den mest hensiktsmessige utformingen av en org. Bør skje med hensyn til å omgivelsene. Det er mer sentralt å se på når og hvordan en type org. Utforming passer best og er mest effektiv, ikke hvilken struktur som er best, for dette vil variere med omgivelsene.

Vanlige former for org. Design

Henry Mitzeberg har utviklet en klassisk rammemodell for organisasjonsutforming. Han utarbeidet fem idealtyper av organisasjonsformer.

1. Enkel struktur: toppledelse og en operativ ledelse
2. Maskinbyråkrati: sterk hierarkisk struktur og streng arbeidsdeling
3. Det profesjonelle byråkrati: medarbeidere med høy kompetanse som styrer seg selv
4. Divisjonalisert organisasjonsform: arbeidsorganisering der ulike avdelinger styres som uavhengige systemer.
5. Adhocratisk organisasjonsstruktur: struktur som kan endre seg hurtig, og der ekspertene driver organisasjonen.

Moderne organisasjonsformer

Funksjonsbasert struktur er inndelinger der likeartede oppgaver er samlet i enheter, f.eks salgsavdeling, innkjøpsavdeling osv. All teknisk kompetanse er samlet i en enhet i bedriften.

Markedsbasert struktur er inndeling organisert etter geografisk struktur på kundene. Bedriften kan dele oppgavene sine etter produkter, prosjekter, service og lignende. Strukturen er mer fleksibel enn den funksjonsbaserte, og tilpasser seg omgivelsene om etterspørsel og konkurranse på en bedre måte.

Det finnes fortsatt mange sport etter de hierarkiske oppbygde organisasjonene i dagens strukturer, og dette ofte fordi det ser ut til være den mest effektive måten å strukturer enkelt org. På en annen side ser vi behovet for nye typer design og strukturer i vår moderne tid. Blant annet må man ta hensyn til globalisering, etiske hensyn, e-handling osv.